۱۰ ویژگی ضروری جیمیل که تا الان باید از آن‌ها استفاده می‌کردید

۱۰ ویژگی ضروری جیمیل که تا الان باید از آن‌ها استفاده می‌کردید

به گزارش اپست به نقل از pcworld ، جی میل در آوریل ۲۰۰۴ راه اندازی شد و اکنون بیش از ۲۰ سال از عمر آن می گذرد – و دارای ویژگی های بسیار خوبی است که بسیاری از کاربران، به هر دلیلی، هنوز از آنها استفاده نمی کنند.

در حالی که جی میل اساساً برای ارسال و دریافت ایمیل ساخته شده است، ویژگی های مختلف آن می توانند کل این فرآیند را برای شما بهتر کنند. اگر از ویژگی های زیر جی میل استفاده نمی کنید، در نظر بگیرید که امروز شروع کنید. ممکن است از میزان مفید بودن آنها شگفت زده شوی

ترکیب هوشمند

ترکیب هوشمند طراحی شده است تا با نوشتن ایمیل های شما به شما کمک کند سریعتر ایمیل بنویسید و از اتلاف وقت یا انرژی مغز جلوگیری کنید. این ویژگی از یادگیری ماشین برای پیش‌بینی آنچه قصد تایپ آن را دارید استفاده می‌کند و جیمیل پیشنهادات بلادرنگ را در حین نوشتن ایمیل ارائه می‌دهد.

Smart Compose به طور پیش‌فرض فعال است، مگر اینکه شما از ویژگی‌های هوشمند و شخصی‌سازی خارج شده باشید. با این حال، می‌توانید به راحتی با رفتن به تنظیمات > مشاهده تمام تنظیمات و سپس پیمایش در پایین برگه عمومی تا زمانی که Smart Compose را ببینید، آن را فعال یا غیرفعال کنید.

ویژگی استاندارد Smart Compose پیشنهادات نوشتاری پیش‌بینی شده را هنگام تایپ ارائه می‌دهد، اما همچنین می‌توانید شخصی‌سازی Smart Compose را فعال کنید تا این پیشنهادات بلادرنگ بر اساس سبک نوشتاری خودتان که بر اساس تمام ایمیل‌های موجود در حساب Gmail شما است، شخصی‌سازی شوند.

ارسال برنامه‌ریزی شده

آیا شما از آن دسته افرادی هستید که ایمیل‌های خود را از قبل می‌نویسید؟ اگر اینطور است، احتمالاً آن‌ها را پیش‌نویس کرده و سپس تا زمانی که آماده ارسال هستید، در قسمت پیش‌نویس‌ها رها می‌کنید. اما این می‌تواند خطرناک باشد زیرا ممکن است آن را فراموش کنید… و آیا چیزی ناامیدکننده‌تر از این وجود دارد که فکر کنید ایمیلی را برای کسی ارسال کرده‌اید اما متوجه شوید که هرگز این کار را نکرده‌اید؟ اوه!

آیا شما از آن دسته افرادی هستید که ایمیل‌های خود را از قبل می‌نویسید؟ اگر اینطور است، احتمالاً آن‌ها را پیش‌نویس کرده و سپس تا زمانی که آماده ارسال هستید، در قسمت پیش‌نویس‌ها رها می‌کنید. اما این می‌تواند خطرناک باشد زیرا ممکن است آن را فراموش کنید… و آیا چیزی ناامیدکننده‌تر از این وجود دارد که فکر کنید ایمیلی را برای کسی ارسال کرده‌اید اما متوجه شوید که هرگز این کار را نکرده‌اید؟ اوه!

به همین دلیل است که باید از ویژگی برنامه‌ریزی ارسال جیمیل استفاده کنید. زمانی که ایمیل شما نوشته شده و آماده ارسال است، نیازی نیست فوراً آن را ارسال کنید – در عوض می توانید تاریخ و زمانی را برای ارسال آن تنظیم کنید. برای انجام این کار، به جای کلیک معمول روی ارسال، روی فلش کشویی کنار ارسال کلیک کنید و سپس روی برنامه‌ریزی ارسال کلیک کنید.

به طور پیش‌فرض، می‌توانید «صبح فردا»، «بعد از ظهر فردا» یا «دوشنبه صبح» را انتخاب کنید (که برای تایپ کردن ایمیل کاری در آخر هفته عالی است). اما همچنین می‌توانید تاریخ و زمان را انتخاب کنید تا هر تاریخ و زمانی خاص را برای ارسال آن انتخاب کنید. دیگر هرگز فراموش نکنید!

بازگرداندن ارسال

ویژگی “بازگرداندن ارسال” جیمیل کاملاً واضح است. این ویژگی به شما فرصتی می‌دهد تا پس از ارسال ایمیل، نظرتان را تغییر دهید. به شما اجازه می‌دهد تا ارسال را لغو کنید تا بتوانید تغییرات بیشتری ایجاد کنید، یا ارسال را به زمان دیگری موکول کنید، یا به طور کلی از ارسال خودداری کنید.

“بازگرداندن ارسال” در مواقعی بسیار مفید است که در حین نوشتن ایمیل، به طور تصادفی آن را ارسال کرده‌اید، یا فراموش کرده‌اید فایل‌های ضمیمه را اضافه کنید، یا بعد از ارسال متوجه یک غلط املایی شدید، یا به اشتباه از “کپی” (CC) به جای “کپی مخفی” (BCC) استفاده کرده‌اید و غیره.

بازگرداندن ارسال به طور پیش‌فرض فعال است، اما می‌توانید مدت زمان دوره زمانی برای بازگرداندن ارسال یک ایمیل را تغییر دهید.

به Settings > See all settings بروید، سپس در تب General پایین بروید تا Undo Send را پیدا کنید. سپس می‌توانید تایمر را از ۵ ثانیه تا ۳۰ ثانیه تنظیم کنید. من توصیه می‌کنم آن را روی ۳۰ ثانیه تنظیم کنید زیرا هیچ ضرری برای داشتن این زمان اضافی وجود ندارد.

برای بازگرداندن یک ایمیل پس از ارسال آن، به اعلان Message Sent در پایین سمت چپ صفحه خود نگاه کنید و روی Undo کلیک کنید. اگر به اندازه کافی سریع باشید، ایمیل بدون اینکه واقعاً به صندوق ورودی گیرنده ارسال شود، به وضعیت پیش‌نویس باز می‌گردد.

اپراتورهای جستجو

در حالی که عملکرد جستجوی پایه در جیمیل به سادگی تایپ کردن چیزی که به دنبال آن هستید در کادر جستجو است، نتایج همیشه آنقدرها خوب نیستند.

اگر از نتایج نامرتبط یا بیش از حد هنگام جستجو در کل آرشیو جیمیل خود خسته شده‌اید، شروع به استفاده از اپراتورهای جستجوی جیمیل برای فیلتر بهتر نتایج کنید. این امر به ویژه در صورتی مفید است که تعداد زیادی ایمیل صندوق ورودی شما را پر کند و هر زمان که مجبور به جستجو برای یک ایمیل خاص باشید، احساس کنید که مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه است.

شناسه های جستجوی جیمیل بسیار زیاد هستند و ذکر همه آنها در اینجا امکان پذیر نیست، اما برخی از پرکاربردترین آنها عبارتند از: from: (برای فیلتر کردن ایمیل ها به ایمیل هایی که از یک شخص خاص ارسال شده اند) و subject: (برای فیلتر کردن جستجو بر اساس خطوط موضوع ایمیل و نادیده گرفتن محتوای بدنه).

من ایمیل‌ها را به تعویق می‌اندازم.

به تعویق انداختن یک ایمیل کمی شبیه به به تعویق انداختن زنگ ساعت صبح است – جیمیل موقتاً ایمیل به تعویق افتاده را از صندوق ورودی شما برای هر مدت زمانی که تصمیم به تعویق انداختن آن دارید حذف می‌کند.

به طور پیش فرض، می‌توانید یک ایمیل را تا “فردا”، “این آخر هفته” یا “هفته آینده” به تعویق بیندازید. اما همچنین می‌توانید هر تاریخ و زمانی را که می‌خواهید انتخاب کنید و به شما امکان می‌دهد تا دلخواه خودتان به تعویق بیاندازید. هنگامی که زمان تعویق به پایان رسید، ایمیل دوباره به صندوق ورودی شما باز می‌گردد.

برای به تعویق انداختن یک ایمیل در جیمیل، روی ایمیل مورد نظر در لیست ایمیل‌ها موس را نگه دارید و روی آیکون “به تعویق انداختن” (Snooze) که در سمت راست گزینه‌ها قرار دارد، کلیک کنید. چندین بازه زمانی پیش‌فرض برای به تعویق انداختن ایمیل نمایش داده خواهد شد، اما اگر هیچ‌کدام از آن‌ها مناسب نیست، روی “انتخاب تاریخ و زمان” (Pick date & time) کلیک کنید تا زمان دلخواه خود را تنظیم کنید. همچنین می‌توانید چندین ایمیل را با انتخاب همگی آن‌ها به طور همزمان به تعویق بیندازید و سپس روی آیکون “به تعویق انداختن” کلیک کنید.

پس از به تعویق انداختن ایمیل‌ها، می‌توانید تمام ایمیل‌های به تعویق افتاده را در قسمت “به تعویق انداخته شده” (Snoozed) در پنل سمت چپ مشاهده کنید. اگر می‌خواهید زودتر به ایمیل‌ها رسیدگی کنید، می‌توانید هر ایمیلی را از حالت تعویق خارج کنید.

الگوهای ایمیل

اگر متوجه شدید که بارها و بارها ایمیل‌های یکسان یا حداقل ایمیل‌های مشابهی را ارسال می‌کنید که ساختار و محتوای بسیار مشابهی دارند، باید حتماً از ویژگی الگوهای ایمیل Gmail استفاده کنید.

همانطور که از نام آن پیداست، الگوهای ایمیل به شما امکان می‌دهند الگوهای مختلفی ایجاد و ذخیره کنید که سپس می توانید در آینده از آنها برای شروع فوری با یک ایمیل پایه که می توانید آن را ویرایش کنید استفاده کنید، به جای اینکه هر بار مجبور باشید ایمیل های خود را از ابتدا تهیه کنید.

برای استفاده از الگوها، به تنظیمات > مشاهده همه تنظیمات بروید، سپس به تب پیشرفته بروید و الگوها را پیدا کنید. روی فعال کردن کلیک کنید، سپس تغییرات را ذخیره کنید. پس از بارگیری مجدد Gmail، می توانید یک الگو ایجاد کنید.

برای ایجاد یک الگو در Gmail، یک ایمیل را مانند معمول بنویسید، اما به جای ارسال آن، روی منوی سه نقطه > الگوها > ذخیره پیش نویس به عنوان الگو کلیک کنید. سپس، دفعه بعد که می خواهید یک ایمیل مشابه ارسال کنید، فقط روی منوی سه نقطه > الگوها > درج الگو کلیک کنید.

املا و گرامر صحیح در ایمیل‌ها همیشه مهم است

اما زمانی که به صورت حرفه‌ای با کسی ایمیل می‌کنید، اهمیت ویژه‌ای دارد. خواه به رئیس خود یا یک مشتری ایمیل بزنید، می‌خواهید هر ایمیلی که ارسال می‌کنید، بهترین تصور را از شما داشته باشد.

خوشبختانه، جیمیل دارای ویژگی تصحیح خودکار برای هر دو مورد است، و همچنین پیشنهادات املایی و گرامری بلادرنگ ارائه می‌دهد که زمانی که تصحیح خودکار بیش از حد به نظر می‌رسد و می‌خواهید کنترل نوشتن خود را حفظ کنید، بسیار مفید هستند.

برای اینکه جیمیل در حین نوشتن، املا و گرامر شما را بررسی کند، به تنظیمات > نمایش همه تنظیمات بروید. در تب عمومی، پایین بیایید تا گزینه های فعال کردن پیشنهادات گرامری، پیشنهادات املایی و تصحیح خودکار را پیدا کنید. آزمایش کنید و ترکیبی که برای شما مناسب است را پیدا کنید.

دسته‌بندی‌ها، برچسب‌ها و فیلترهای صندوق ورودی

اگر ایمیل‌های زیادی ارسال و دریافت می‌کنید، سازماندهی اولیه‌ی جیمیل برای مرتب و منظم نگه داشتن آن‌ها کافی نیست – حداقل بدون تلاش دستی زیادی از طرف شما. خوشبختانه، جیمیل دارای ویژگی‌های سازماندهی پیشرفته‌ای است که می‌تواند به خودکارسازی بسیاری از این موارد و مرتب نگه داشتن شما کمک کند.

برای شروع، دسته‌های صندوق ورودی جیمیل برای مرتب‌سازی خودکار ایمیل‌های شما بر اساس قصد وجود دارند. این دسته‌های صندوق ورودی شامل اجتماعی، تبلیغات و اسپم می‌شوند و جیمیل به طور خودکار ایمیل‌های دریافتی را پردازش کرده و برای راحتی شما آن‌ها را در این دسته‌ها مرتب می‌کند.

علاوه بر این دسته‌ها، شما همچنین دارای برچسب‌ها هستید. یک برچسب مانند یک تگ سفارشی است که به شما امکان می‌دهد ایمیل‌ها را به هر شکلی که می‌خواهید به صورت دستی دسته‌بندی کنید. هر برچسب مانند یک پوشه است، با این تفاوت که می‌توانید یک ایمیل را با هر تعداد برچسب مختلفی که می‌خواهید علامت‌گذاری کنید. برچسب‌ها در پنل سمت چپ قابل پیمایش هستند و برچسب‌گذاری جستجو و یافتن ایمیل‌ها بر اساس نوع را آسان می‌کند. به عنوان مثال، ممکن است برچسب‌هایی برای رسیدها، صورت‌حساب‌ها، پروژه‌های کاری، سرگرمی‌های مختلف و غیره داشته باشید.

یک قدم جلوتر، شما فیلترها را دارید. فیلتر یک قانون سفارشی است که می توانید ایجاد کنید و به طور خودکار کارهایی را روی ایمیل ها هنگام ورود به صندوق ورودی شما انجام می دهد. برای ایجاد یک فیلتر، روی “نمایش گزینه های جستجو” در سمت راست کادر جستجو کلیک کنید، معیارهای جستجوی خود را وارد کنید و سپس روی “ایجاد فیلتر” کلیک کنید.

به عنوان مثال، می توانید فیلتری ایجاد کنید که به طور خودکار برچسب خاصی را به تمام ایمیل هایی که کلمه خاصی در خط موضوع دارند اعمال کند، یا می توانید ایمیل ها را به طور خودکار به صندوق ورودی دیگری منتقل کنید اگر از آدرس دامنه خاصی آمده باشند.

کلیدهای میانبر صفحه کلید

در حالی که به طور پیش فرض، جیمیل بسیار کاربر پسند است، اگر فقط با استفاده از نشانگر ماوس خود حرکت کنید، ممکن است زمان زیادی را تلف کنید. هرچه زمان بیشتری را صرف خواندن، نوشتن و سازماندهی ایمیل خود کنید، بیشتر می توانید از استفاده از کلیدهای میانبر صفحه کلید بهره مند شوید.

شما باید کلیدهای میانبر صفحه کلید را در جیمیل فعال کنید، اما پس از انجام این کار – و پس از اینکه کلیدهای میانبر مفید را به اندازه کافی یاد گرفتید که تبدیل به طبیعت دوم شما شوند – استفاده از جیمیل بسیار آسان تر خواهد شد و در نهایت زمان بسیار بیشتری نسبت به آنچه فکر می کردید ممکن است، ذخیره خواهید کرد.

برای فعال کردن میانبرها (شورتکات ها) در جیمیل، به مسیر تنظیمات (Settings) > مشاهده همه تنظیمات (See all settings) بروید و سپس در تب عمومی (General) به پایین اسکرول کنید تا گزینه فعال یا غیرفعال کردن میانبرها (Keyboard Shortcuts) را پیدا کنید.

جیمیل به طور پیش فرض از تعداد زیادی میانبر صفحه کلید پشتیبانی می‌کند و ممکن است زمان زیادی طول بکشد تا با همه آن‌ها آشنا شوید. پس از فعال کردن میانبرها، همیشه می‌توانید با تایپ کردن علامت سوال (?) در حالی که جیمیل باز است، لیست کاملی از آن‌ها را مشاهده کنید.

اگر از میانبرهای پیش فرض راضی نیستید، می‌توانید آن‌ها را به دلخواه خود سفارشی کنید. به مسیر تنظیمات (Settings) > مشاهده همه تنظیمات (See all settings) بروید و سپس در تب پیشرفته (Advanced) گزینه فعال کردن میانبرهای سفارشی (Custom Keyboard Shortcuts) را فعال کنید. پس از آن، باید تب میانبرهای صفحه کلید (Keyboard Shortcuts) را مشاهده کنید که در آن می‌توانید میانبرهای صفحه کلید جیمیل را به دلخواه خود سفارشی کنید.